Is e-facturatie via Peppol verplicht voor mijn zaak?
Artikel door Melih Özcan, laatst bijgewerkt op
Ja, als je btw-plichtig bent en factureert aan andere Belgische btw-plichtige bedrijven. Sinds 1 januari 2026 moeten die facturen gestructureerd en elektronisch vertrekken, in de praktijk via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail volstaat dan niet meer. Factureer je alleen aan particulieren, dan moet je wel e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting gaat over facturen tussen bedrijven (B2B) in België. Volgens de FOD Financiën ziet het er zo uit:
- Je bent een Belgische btw-plichtige onderneming en je factureert aan een andere Belgische btw-plichtige onderneming: je moet een gestructureerde e-factuur versturen.
- Je valt onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen: in principe val je er ook onder.
- Je factureert alleen aan particulieren, maar je koopt bij Belgische bedrijven: je hoeft geen e-facturen te versturen, maar je moet ze wel kunnen ontvangen.
- Je verstuurt en ontvangt geen facturen van of naar Belgische btw-plichtige bedrijven: dan geldt de verplichting niet.
Twijfel je over je eigen situatie? De FOD Financiën heeft een tool op efactuur.belgium.be die het voor je nagaat. Je boekhouder kan het ook bevestigen.
Wat is Peppol precies?
Peppol is een internationaal netwerk waarop bedrijven elektronische documenten zoals facturen uitwisselen. Je factuur gaat niet meer als pdf-bijlage in een mail, maar als gestructureerd bestand dat de boekhoudsoftware van je klant meteen kan inlezen. Niemand hoeft bedragen nog over te typen.
Je sluit niet zelf aan op het netwerk. Dat gebeurt via een Peppol-toegangspunt, en dat zit meestal in je facturatie- of boekhoudprogramma. Je klant vind je op het netwerk via zijn ondernemingsnummer, dus houd de ondernemingsnummers in je klantenbestand goed bij.
Wat als je niet in orde bent?
De FOD Financiën gaf een algemene tolerantieperiode voor de eerste drie maanden van 2026. Die is afgelopen. Wie nu geen e-facturen verstuurt of kan ontvangen terwijl dat moet, riskeert een boete. Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt deze bedragen vast:
| Overtreding | Boete |
|---|---|
| Eerste overtreding | €1.500 |
| Tweede overtreding | €3.000 |
| Derde en volgende overtredingen | €5.000 |
Bij uitzonderlijke technische problemen kan de administratie na een individuele analyse afzien van een boete, maar dat gebeurt niet automatisch.
Hoe stap je over op e-facturatie?
- 1Ga na of je onder de verplichting valt, met de tool op efactuur.belgium.be of bij je boekhouder.
- 2Vraag bij je facturatie- of boekhoudprogramma na of het Peppol ondersteunt, en wat dat eventueel kost.
- 3Zorg dat je e-facturen ook kunt ontvangen, niet alleen versturen.
- 4Controleer de ondernemingsnummers in je klantenbestand: zonder correct nummer vind je je klant niet op Peppol.
- 5Kijk welk handwerk rond je facturen overblijft, zoals offertes overtypen of betalingen opvolgen, en automatiseer dat meteen mee.
Er bestaat ook een tijdelijke verhoogde kostenaftrek voor software voor e-facturatie. Vraag je boekhouder of en hoe je er gebruik van kunt maken.
Hoe CodeMeesters hierbij helpt
Wij zijn geen boekhouders: fiscale vragen leg je het best aan je boekhouder voor. Wat wij doen is het werk rond je facturen laten lopen. In Gordana, de software die we bouwden voor gordijnwinkels, wordt een afgewerkte opdracht met één klik een factuur die via Peppol vertrekt of naar het boekhoudpakket gaat.
Hetzelfde kan voor jouw zaak: van offerte tot factuur zonder overtypen, gekoppeld aan de programma's die je al gebruikt. Lees meer over automatisering op maat.
Nog vragen
Is een pdf-factuur per mail nog geldig?
Niet tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Sinds 1 januari 2026 moet een factuur tussen hen gestructureerd en elektronisch verstuurd worden, en een pdf is geen gestructureerde factuur. Aan particulieren mag je wel nog een pdf of een papieren factuur sturen.
Moet ik ook e-facturen kunnen ontvangen?
Ja. Koop je bij Belgische btw-plichtige bedrijven, dan moet je hun e-facturen kunnen ontvangen, ook als je zelf alleen aan particulieren factureert. Dat regel je via hetzelfde Peppol-toegangspunt waarmee je verstuurt, meestal in je boekhoud- of facturatieprogramma.
Wat kost Peppol?
Peppol zelf is een netwerk, geen abonnement. Je betaalt voor het programma dat je toegang geeft, zoals je facturatie- of boekhoudpakket. Vraag bij je huidige pakket na of Peppol inbegrepen is voor je overstapt naar iets nieuws.
Liever meteen advies voor je eigen zaak?
Beschrijf kort wat je zoekt. Je krijgt binnen 24 uur een persoonlijk antwoord en, als het past, een voorstel met een vaste prijs.
Je spreekt meteen met Melih, die het ook bouwt. Antwoord binnen 24 uur.